La fattura elettronica comporterà una revisione dei processi aziendali a partire dal lato vendite dell’attività. Per quanto manchino ancora 3 mesi all’inizio dell’obbligo occorre sin d’ora esaminare le criticità ed i processi attuali al fine di poter modernizzare ed aggiornare il proprio sistema interno.
Per queste ragioni occorre una visione progettuale d’insieme, affrontando una serie di scelte operative. Innanzitutto quella di affidarsi ad un intermediario esterno ovvero implementare i sistemi gestionali interni.
A seguire occorre riesaminare i processi interni di gestione delle operazioni commerciali rinnovando le procedure per rendere automatizzate e più facilmente controllabili.
In terzo luogo, sarà necessario scegliere il canale di dialogo con il SdI e verificare l’esistenza e la correttezza in “anagrafica clienti” di tutti gli elementi necessari per recapitare la fattura al cliente (codice ID destinatario ovvero Pec).
In quarto luogo, in relazione alla trasmissione del file è necessario decidere se firmare o meno con una firma elettronica qualificata il flusso inviato allo SdI e prevedere un presidio specifico per la gestione delle diverse notifiche che lo stesso SdI invia all’emittente.
Proprio per le notifiche, si deve strutturare una procedura di reazione in caso di scarto della fattura. Ovviamente per ridurre al minimo questo rischio è necessario prevedere, prima della trasmissione, una procedura di verifica degli elementi contenuti nel file Xml rispetto ai codici di controllo richiesti da SdI.
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